Culminó la fase de capacitación, dirigida a más de ochenta servidores públicos de la Asamblea Nacional, sobre transformación digital y buenas prácticas archivísticas. En esta formación participó personal de distintas áreas administrativas de la institución.
Durante esta última jornada, que completó siete días de capacitación, Patricia Almeida, profesional en Archivística y Gestión Documental, enfocó su exposición en la preservación documental, considerando determinadas condiciones físicas necesarias para su conservación.
En cuanto a la preservación digital, se explicó el uso del repositorio digital hasta la implementación total de la plataforma de gestión de contenidos de código abierto Alfresco, que permite administrar documentos y otros registros.
El doctor Paúl Arellano, del Colegio de Abogados de Pichincha, centró su intervención en la certificación de documentos electrónicos y su desmaterialización. Subrayó que los documentos deben ser originales, copias certificadas o compulsadas, y que no es conveniente conservar aquellos que carezcan de validez jurídica.
Precisó que un documento puede presentarse en formato físico, video, audio, Formato de Documento Portable (PDF) u otro soporte. Los originales deben contar con la firma de su autor, ya sea física o electrónica. La copia certificada es la reproducción de un documento original firmada por una autoridad competente, en el caso del ámbito público.
Respecto a la materialización de documentos, explicó que consiste en crear una copia física únicamente a partir de originales, previa validación de fecha y firma electrónica mediante el aplicativo oficial. Por su parte, la desmaterialización corresponde a la creación de un documento digital a partir de uno físico.
Asimismo, Betsy Hurtado, de la Gestión de Archivo – Biblioteca, destacó la relevancia del archivo en las instituciones públicas. Resaltó las temáticas abordadas, como la gestión de documentos físicos y electrónicos, la importancia de la gestión documental y la base legal sobre archivo, entre otros aspectos.
El acto de clausura estuvo a cargo del secretario de la Asamblea Nacional, Giovanny Bravo, quien destacó la visión de la nueva administración respecto al manejo de archivos, con el propósito de adoptar buenas prácticas en este ámbito. Enfatizó la importancia de que la información se mantenga siempre accesible, en el marco de la transparencia.
La capacitación fue organizada por la Secretaría General de la Asamblea Nacional, en coordinación con la Gestión de Archivo – Biblioteca y otras dependencias internas.
AM
